学習塾の月謝を回収するクレジットカード決済よりも確実な方法

学習塾を運営するうえで、月謝の回収方法を考えることは非常に重要です。利用者にとって不便な支払方法だと入塾者が増えないばかりか、月謝の滞納者が増えるという最悪の事態に発展する可能性もあります。

今回は、学習塾に向く月謝回収方法を紹介していきます。クレジットカード決済や銀行振替より確実で便利な方法があるため、ぜひ最後までご覧ください。

学習塾の月謝が滞納した場合の回収はどうしてる？各塾の対応

学習塾を運営していると、月謝が滞納してしまうケースに遭遇することもあります。月謝が滞納してしまった場合、学習塾の運営者としてはどのように対処すれば良いのでしょうか。

規模の小さい個人塾の場合、集金袋で月謝を回収しているケースも珍しくありません。その場合は、一つひとつの家庭を伺い支払者に事情を聞いたり、その場で催促することもあります。しかし、月謝の滞納に対処する場合は細心の注意を払う必要があるでしょう。

たとえば、支払いが遅れたからといって過剰な取り立ては厳禁です。月謝の回収のために何度も家庭を訪れたり、頻繁に連絡をしていると、相手が「脅迫された」と受け取る可能性もあるからです。これでは、口コミによって学習塾の評判が下がってしまう恐れもあるので、十分に注意しなければなりません。

ただし、料金の滞納は利用者による過失が原因となるため、学習塾の多くは特定の条件を設けています。滞納が3ヶ月以上に渡った場合は回収そのものが困難になるケースも多く、3ヶ月の滞納を目途に退塾扱いとする学習塾もあります。

学習塾運営において月謝の滞納が発生した場合は、次の3つの方法で回収を行うことができます。

規模の小さい個人塾の場合は、回収袋を利用して直接現金で月謝を回収する方法が一般的です。しかし、塾の規模が大きくなってくると、徐々に口座振替やクレジットカード決済などの効率性を重視した方法を検討すべきでしょう。

口座振替やクレジットカード決済は月謝滞納に対処できるだけではなく、塾運営の効率をアップさせることもできるためおすすめです。

学習塾運営において月謝の滞納が発生した場合、まず督促状を送って支払いを促す方法が一般的です。利用者の中には単純に月謝の支払いを忘れてしまった可能性もあるため、督促状を送るだけで解決するケースも珍しくありません。

督促状を送付しても支払いが行われない場合は、故意に月謝を滞納している可能性が高いと言えます。悪質なケースでは、訴訟を起こして裁判所の命によって強制的に月謝を回収することもあります。

月謝の滞納は督促状によって解決ができますが、手間がかかってしまうのが難点です。特に訴訟にまで発展してしまうと、月謝は回収できても塾運営の効率性が低下し、利用者との間柄も険悪なものになってしまいかねません。

そこで、集金袋によって直接現金を回収する方法から口座振替に変更することをおすすめします。利用者の口座に現金が入っていれば自動的に回収できるため、集金袋による回収よりも確実性が増します。

口座振替はわざわざ現金を手元に用意する必要がないため、利用者にとってもメリットがあります。利用者のメリットも開示することで、スムーズに変更しやすくなることでしょう。

口座振替と同様、クレジットカードによる月謝の決済も現実的な対処法になり得ます。クレジットカードの場合は口座に現金が入っているかに関係なく、確実性の高い回収手段です。

利用者にとっても、クレジットカードの支払明細を見て振込金額を確認できるため、一定の安心感を得られます。自動的に月謝を支払うことができ、手間の削減にも繋がる点も見逃せません。

ここまで、月謝が滞納された場合の対処法を3つお伝えしてきましたが、それぞれデメリットも存在します。

たとえば、口座振替に変更する場合は、引き落としに必要な用紙を準備したり、利用者に口座情報を記載してもらう手間が発生します。また、利用者の中にはクレジットカードを持っていない方もいるはずです。

そこで、ペーパーレスで口座振替の登録ができる「e海舟」をおすすめします。

「e海舟」は、専用の端末にキャッシュカードを読み込ませるだけで、簡単に口座登録が完了します。わざわざ口座振替依頼書を手配したり、作成する必要はありません。

登録した口座情報はすべて専用のソフト上で管理することができます。利用者ごとの回収状況が一目で分かり、請求データや振替結果データを一覧でダウンロードすることも可能です。

クレジットカードに比べて銀行口座はほとんどの人が保有しているため、塾の規模に関わらず導入しやすいメリットがあります。学習塾と利用者どちらにとってもスムーズな決済に繋がるため、塾運営の効率性を高めたり、利用者の利便性を向上させるために活用してみてはいかがでしょうか。

学習塾運営における月謝の滞納は、決して簡単な問題ではありません。利用者にとって不便な支払方法は滞納者を増やし、滞納者が増えることで塾のキャッシュフローが悪化します。月謝の回収を焦って取り立てを厳しくしてしまうと塾の評判にも悪影響を与えるため、悪循環に陥ってしまうでしょう。

ITサービスを駆使すれば、月謝回収の効率性と確実性を高めることができます。利用者にとっても現金を準備する手間の削減や紛失リスクを抑えることができるため、双方にとってメリットがあります。月謝の滞納というピンチをチャンスに捉え、この機会にシステム面を見直してみてください。